Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів

ГЛУХІВСЬКА МІСЬКА РАДА СУМСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

М І С Ь К О Г О   Г О Л О В И

05.06.2018                                         м. Глухів                     № 108-ОД

На виконання розпорядження голови Сумської обласної державної адміністрації від 25.05.2018 № 334-ОД «Про забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Сумська обласна державна адміністрація», відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постанов Кабінету Міністрів України від 4 січня 2002 року № 3 «Про порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади (зі змінами), від 21 листопада 2011 року № 1277 «Питання системи обліку публічної інформації», від 21 жовтня 2015 року № 835 «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних» (зі змінами), з метою оптимізації роботи щодо забезпечення прозорості та відкритості діяльності виконавчих органів міської ради, керуючись пунктом 20 частини четвертої статті 42, частиною восьмою статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити:

1) порядок організації роботи із забезпечення доступу до публічної інформації у виконавчих органах Глухівської міської ради, що додається;

2) перелік наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, розпорядником яких є виконавчий комітет Глухівської міської ради (додається).

2. Керівникам структурних підрозділів міської ради, апарату міської ради та її виконавчого комітету забезпечити:

1) надання своєчасної, повної і достовірної інформації на запити на публічну інформацію;

2) систематичне оприлюднення на офіційному веб-сайті міської ради, Єдиному державному веб-порталі відкритих даних інформації, визначеної статтею 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації», а також проектів розпорядчих актів, що підлягають обговоренню, прийнятих управлінських рішень та оперативне оновлення цієї інформації;

3) вжиття заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до наявної інформації про особу інших осіб;

4) сприяння депутатам міської ради, громадським організаціям, громадській раді, громадянам у здійсненні громадського контролю за забезпеченням виконавчими органами Глухівської міської ради доступу до публічної інформації шляхом проведення громадських слухань, громадської експертизи тощо.

3. Керівникам самостійних структурних підрозділів міської ради:

1) визначити відповідальних осіб за оприлюднення та оновлення інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних;

2) привести Порядок організації роботи із забезпечення доступу до публічної інформації у структурних підрозділах міської ради у відповідність до чинного законодавства;

3) затвердити перелік наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, розпорядником яких є самостійні структурні підрозділи міської ради;

4) забезпечувати інформування організаційно-контрольного відділу апарату міської ради та її виконавчого комітету про хід виконання цього розпорядження щороку до 5 січня.

4. Організаційно-контрольному відділу апарату міської ради та її виконавчого комітету забезпечити інформування міського голови про хід виконання цього розпорядження до 10 січня щороку.
5. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження міського голови від 25.09.2017 №195-ОД «Про організацію роботи із забезпечення доступу до публічної інформації».
6. Організацію виконання цього розпорядження покласти на керуючу справами виконавчого комітету міської ради Гаврильченко О.О.
7. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

Міський голова                                                                       М.Терещенко

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження міського голови

05.06.2018    № 108-ОД

Порядок організації роботи із забезпечення доступу до публічної
інформації у виконавчих органах Глухівської міської ради

Розділ І. Загальні положення

1. Порядок організації роботи із забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є виконавчий комітет Глухівської міської ради (далі – Порядок), розроблений на підставі Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон) з метою реалізації права кожного на доступ до інформації, що була отримана або створена в процесі виконання виконавчими органами міської ради своїх обовʼязків, передбачених чинним законодавством, або перебуває в їх володінні.
2. Порядок регламентує питання обов’язкового оприлюднення публічної інформації, приймання, реєстрації та розгляду запитів фізичних, юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи, надання інформації, відтермінування та відмови у її наданні, розгляду скарг на рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації.
3. Дія Порядку не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб’єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальними законами.
4. Виконавчий комітет міської ради не є розпорядником інформації за запитами на інформацію стосовно інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або яка потребує створення в інший спосіб.
5. Організацію роботи із забезпечення доступу до публічної інформації у виконавчому комітеті Глухівської міської ради здійснюють організаційно-контрольний відділ апарату міської ради та її виконавчого комітету та відділ «Центр надання адміністративних послуг» міської ради (далі – ЦНАП) відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон), Регламенту виконавчих органів Глухівської міської ради, цього Порядку та інших нормативно-правових актів у цій сфері.
6. У самостійних структурних підрозділах міської ради організація роботи із забезпечення доступу до публічної інформації покладається на їх керівників та відповідальних осіб, визначених наказом керівника відповідного структурного підрозділу міської ради.
7. Відповідальність за порушення норм Закону розпорядники інформації несуть відповідно до вимог чинного законодавства.
8. Рішення, дії чи бездіяльність виконавчого комітету міської ради можуть бути оскаржені запитувачем до міського голови або суду у порядку, визначеному законодавством України.

Розділ ІІ. Порядок оприлюднення публічної інформації

на офіційному сайті Глухівської міської ради

1. З метою забезпечення виконання Закону, доступ до публічної інформації забезпечується шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації, розпорядником якої є виконавчий комітет міської ради: на веб-сайті міської ради, Єдиному державному веб-порталі відкритих даних, у друкованих засобах масової інформації, інформаційних стендах, будь-яким іншим способом.
2. Оприлюднення на веб-сайті міської ради інформації про свою діяльність здійснюється відповідно до вимог Закону, Регламенту виконавчих органів міської ради з урахуванням цього Порядку.
3. Уся публічна інформація, що передбачена Законом, підлягає обов’язковому оприлюдненню невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів з дня її прийняття.
4. Не підлягають оприлюдненню внутрішньо-організаційні акти (розпорядження міського голови про відрядження, з кадрових та адміністративно-господарських питань) та акти для службового користування адміністрації.
5. Акти, що містять інформацію з обмеженим доступом, оприлюднюються з дотриманням частини сьомої статті 6 Закону.
6. Оприлюднення на веб-сайті міської ради інформації, визначеної статтею 15 Закону, здійснюється консультантом міського голови (у разі відсутності - оператором з обробки інформації та комп’ютерного забезпечення сектору з питань господарського забезпечення апарату міської ради та її виконавчого комітету) за поданням структурних підрозділів міської ради, апарату міської ради та її виконавчого комітету чи відповідальних осіб відповідно до покладених функцій та повноважень.
7. Проекти нормативно-правових актів, що підлягають обговоренню, обов’язково оприлюднюються на офіційному веб-сайті міської ради із зазначенням дати оприлюднення документа і дати оновлення інформації не пізніш як за 20 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття.
8. За результатами проведення публічного громадського обговорення, електронних консультацій з громадськістю щодо проектів розпорядчих документів, звіти оприлюднюються на веб-cайті міської ради відповідно до чинного законодавства.
9. Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров’ю та/або майну осіб, і про заходи, які застосовуються у зв’язку з цим.
10. Загальний контроль за своєчасністю оприлюднення інформації, визначеної цим розділом, здійснює керуюча справами виконавчого комітету міської ради.

Розділ ІІІ. Про набори даних, які підлягають

оприлюдненню у формі відкритих даних

1. Публічна інформація у формі відкритих даних – це публічна інформація у форматі, що дозволяє її автоматизоване оброблення електронними засобами, вільний та безоплатний доступ до неї, а також її подальше використання.
2. Розпорядники інформації зобов’язані оприлюднювати і регулярно оновлювати публічну інформацію на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних.
3. Оприлюднення набору даних на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних передбачає можливість їх перегляду і завантаження безоплатно та без проведення додаткової реєстрації, ідентифікації, авторизації, проходження автоматизованого тесту для розрізнення користувачів чи інших обмежень.
4. На сторінці кожного набору даних, розпорядник інформації розміщує таку інформацію: «Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» публічна інформація у формі відкритих даних оприлюднюється для вільного та безоплатного доступу до неї. Відкриті дані дозволені для їх подальшого вільного використання та поширення.

Будь-яка особа може вільно копіювати, публікувати, поширювати, використовувати, зокрема в комерційних цілях, у поєднанні з іншою інформацією або шляхом включення до складу власного продукту відкриті дані з обов’язковим посиланням на джерело їх отримання.

Умовою будь-якого подальшого використання відкритих даних є обов’язкове посилання на джерело їх отримання (у тому числі гіперпосилання на веб-сторінку відкритих даних розпорядника інформації)».

5. Сторінка набору даних на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних повинна містити форму для зворотного зв’язку користувачів з розпорядником інформації шляхом надсилання пропозицій, відгуків тощо.

Форма для зворотного зв’язку може включати форму для залишення коментарів на сторінці набору даних, гіперпосилання на таку форму чи надіслання листа електронною поштою на адресу відповідальної особи розпорядника інформації.

6. Організаційно-контрольний відділ апарату міської ради та її виконавчого комітету є відповідальним за організацію оприлюднення інформації, розпорядником якої є виконавчий комітет Глухівської міської ради, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних.
7. Керівники самостійних структурних підрозділів міської ради є відповідальними за оприлюднення та оновлення інформації, розпорядниками якої є самостійні структурні підрозділи Глухівської міської ради, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних.
8. Структурні підрозділи міської ради, апарату міської ради та її виконавчого комітету надають інформацію організаційно-контрольному відділу апарату міської ради та її виконавчого комітету відповідно до переліку наборів даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, розпорядником яких є виконавчий комітет Глухівської міської ради, не пізніше пʼяти робочих днів з моменту її створення або оновлення, з метою її оприлюднення на Єдиному веб-порталі відкритих даних.
9. Керівники самостійних структурних підрозділів міської ради, організаційно-контрольний відділ апарату міської ради та її виконавчого комітету забезпечують:

здійснення процедури реєстрації на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних;

визначення переліку наборів даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних та розробку їх паспортів з метою оприлюднення на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних;

розміщення інформаційного посилання на Єдиний державний веб-портал відкритих даних;

актуальність інформації шляхом її оновлення не пізніше п’яти робочих днів з дня внесення змін до набору даних;

персональну відповідальність за підготовку, передачу, достовірність та актуальність інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних;

визначення періодичності оновлення наборів даних, які перебувають у їх володінні та оприлюднюються, якщо інше не передбачено законодавством.

Розпорядники інформації несуть згідно із Законом відповідальність за достовірність і актуальність оприлюднених наборів даних у формі відкритих даних на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних.

Розділ IV. Порядок функціонування і ведення системи обліку публічної інформації, розпорядником яких є виконавчий комітет міської ради

1. Система обліку публічної інформації (далі – Система обліку) – це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які перебувають у суб’єктів владних повноважень.
2. Організаційно-контрольний відділ апарату міської ради та її виконавчого комітету організовує функціонування системи обліку та збір відповідної інформації, здійснює моніторинг щодо оновлення інформації.
3. Оператор з обробки інформації та комп’ютерного забезпечення сектору з питань господарського забезпечення апарату міської ради та її виконавчого комітету забезпечує:

внесення підготовленої та наданої у встановленому порядку організаційно-контрольним відділом апарату міської ради та її виконавчого комітету інформації про документи в систему обліку;

оприлюднення Реєстру документів на веб-порталі;

вживає заходів щодо недопущення несанкціонованого доступу до системи обліку;

технічну підтримку стабільної роботи системи обліку.

4. З метою підтримки системи обліку в актуальному стані структурні підрозділи міської ради (розробники документів) надсилають на електронну скриньку міської ради документи для опрацювання.
5. Самостійні структурні підрозділи міської ради здійснюють реєстрацію документів, що знаходяться в їх володінні, забезпечують стабільну роботу системи обліку та розміщують її на веб-розділах відповідних структурних підрозділів офіційного сайту міської ради.
6. Формування системи обліку відбувається на підставі інформації про документ, що міститься в обліковій картці (додається).
7. Інформація про документ вноситься до системи обліку не пізніше 5 робочих днів від дати його реєстрації.
8. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону.
9. Безпосередній доступ до документів, відомості яких оприлюднено у системі обліку, надається запитувачам на підставі запитів на інформацію.

Розділ V. Порядок розгляду запитів на інформацію

у виконавчому комітеті Глухівської міської ради

1. Запит на інформацію – це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні.

Надання публічної інформації здійснюється на підставі поданого запиту на отримання публічної інформації. Запитувач має право звернутися до розпорядника інформації із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

2. З метою спрощення процедури оформлення запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідної форми, що розміщена на офіційному сайті міської ради у веб-розділі «Публічна інформації» або отримати у відділі «Центр надання адміністративних послуг» міської ради. Для направлення електронним способом запитувач може заповнити інтерактивну форму запиту, розміщену на зазначеному сайті.

Запити на отримання публічної інформації у виконавчому комітеті Глухівської міської ради приймаються:

на поштову адресу: 41400, Сумська область, місто Глухів, вулиця Шевченка, 6;

на електронну адресу: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.; 

по телефону: 05444-2-23-49;

по факсу: 05444-3-27-56.

3. Приймання та розгляд запитів на інформацію здійснює відділ «Центр надання адміністративних послуг» міської ради (далі – ЦНАП).

Прийом запитувачів та реєстрація запитів на інформацію проводиться у робочі дні шляхом їх отримання поштою, на визначені номери телефонів, факсів, адреси електронної пошти міської ради.

4. Усі запити на публічну інформацію, що надходять до виконавчого комітету міської ради, у тому числі передані електронною поштою, факсом, надані особисто та усні реєструються у відділі «ЦНАП» у спеціальному журналі в день їх надходження.

Запити, що надійшли після закінчення робочого часу, реєструються наступного робочого дня.

5. Для роботи запитувачів з документами чи їх копіями у виконавчому комітеті міської ради визначено спеціальне місце в адміністративній будівлі виконавчого комітету міської ради за адресою: 41400, Сумська область, місто Глухів, вулиця Шевченка, 6, кабінет №12 (І поверх).
6. Запити, що надійшли до організаційно-контрольного відділу апарату міської ради та її виконавчого комітету, невідкладно передаються до відділу «ЦНАП».
7. Запит на інформацію повинен містити:

1) ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

2) загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

3) підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

8. У разі, якщо особа, яка звернулася безпосередньо для надання запиту на інформацію, не зможе подати письмовий запит (обмежені фізичні можливості), його оформляють працівники ЦНАПу із зазначенням свого імені, прізвища, контактного телефону та надають копію запиту особі, яка його подала.
9. Інформація на запит надається безкоштовно, якщо задоволення запиту передбачає надання інформації, що не перевищує 10 сторінок, при наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес.

У разі, якщо відповідь на запит містить більше як 10 сторінок (у друкованому вигляді), у такому випадку запитувачем інформації здійснюється відшкодування фактичних витрат на копіювання та/або друк, починаючи з 11 сторінки, відповідно до Порядку відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитами на інформацію, розпорядником якої є виконавчий комітет Глухівської міської ради, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради від 18.05.2018 № 135 «Про затвердження розміру витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію, та порядку відшкодування цих витрат».  

10. У разі, якщо документ оформлено як запит на інформацію, проте за своїм характером є зверненням громадян або заявою про надання безоплатної правової допомоги та в інших випадках, передбачених чинним законодавством, відділ «ЦНАП» готує службову записку на ім’я керуючої справами виконавчого комітету міської ради з обґрунтуванням та відповідними пропозиціями до розгляду документу.

При цьому, запитувач протягом 5 робочих днів з дня реєстрації документу повідомляється відповідальним виконавцем (відповідно до резолюції міського голови або особи, яка його заміщує) про розгляд звернення відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

11. Якщо отриманий запит на інформацію поряд з вимогою про надання інформації або копії документа містить скаргу, пропозицію, заяву (у тому числі про надання безоплатної правової допомоги) та в інших випадках, передбачених чинним законодавством, то такий документ у частині надання публічної інформації розглядається як запит на інформацію, а в іншій частині – відповідно до пункту 10 розділу V цього Порядку.
12. Запит, залежно від його змісту, за резолюцією міського голови направляється структурному підрозділу міської ради, апарату міської ради та її виконавчого комітету, де зберігається або може зберігатися запитуваний документ чи інформація.

Структурний підрозділ міської ради, апарату міської ради та її виконавчого комітету (далі – структурний підрозділ) готує запитувані копії документів або інформацію та подає їх до відділу «ЦНАП» у встановленому порядку.

13. Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше пʼяти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі, якщо запит на інформацію стосується захисту життя чи свободи особи, стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

Клопотання про термінове опрацювання запиту повинно бути обґрунтованим.

14. Керівники відповідних структурних підрозділів міської ради несуть персональну відповідальність за підготовку запитуваних копій документів чи інформації, її достовірність, точність, повноту та надання такої інформації у визначені строки до відділу «ЦНАП».
15. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, структурний підрозділ, який зберігає (може зберігати) запитувану інформацію, негайно та/або не пізніше трьох робочих днів з дня отримання запиту готує за підписом міського голови обґрунтований лист запитувачу щодо продовження строку його розгляду до 20 робочих днів.
16. У разі порушення або загрози порушення виконавцями термінів підготовки запитуваних копій документів або інформації відділ «ЦНАП» за один робочий день до закінчення строку виконання запиту повідомляє про цей факт секретаря міської ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради чи керуючу справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу обов’язків для вжиття відповідних заходів.
17. Розпорядник інформації має право відмовити в задоволенні запиту у таких випадках:

1) розпорядник інформації не володіє і не зобовʼязаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

3) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною пʼятою статті 19 Закону.

18. Відповідь розпорядника інформації про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.
19. 1 Розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або повинно бути відомо, хто нею володіє, зобов'язаний направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.
20. У відмові в задоволенні запиту на інформацію повинно бути зазначено:

1) прізвище, імʼя, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

2) дату відмови;

3) мотивовану підставу відмови;

4) порядок оскарження відмови;

5) підпис.

Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається у письмовий формі.

21. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається у випадку, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення у передбачені Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з розʼясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію повинно бути зазначено:

1) прізвище, імʼя, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

2) дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;

3) причини, у звʼязку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений Законом строк;

4) строк, у який буде задоволено запит;

5) підпис.

22. Рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.

Запитувач має право оскаржити:

1) відмову в задоволенні запиту на інформацію;

2) відстрочку задоволення запиту на інформацію;

3) ненадання відповіді на запит на інформацію;

4) надання недостовірної або неповної інформації;

5) несвоєчасне надання інформації;

6) невиконання розпорядниками обовʼязку оприлюднювати інформацію відповідно до статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

7) інші рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації, що порушили законні права та інтереси запитувача.

23. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядників інформації до суду здійснюється відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України.
24. Відповідальність за порушення законодавства про доступ до публічної інформації несуть особи, винні у вчиненні таких порушень:

1) ненадання відповіді на запит;

2) ненадання інформації на запит;  

3) безпідставна відмова у задоволенні запиту на інформацію;

4) неоприлюднення інформації відповідно до статті 15 цього Закону;

5) надання або оприлюднення недостовірної, неточної або неповної інформації;

6) несвоєчасне надання інформації;

7) необґрунтоване віднесення інформації до інформації з обмеженим доступом;

8) нездійснення реєстрації документів;

9) навмисне приховування або знищення інформації чи документів.

25. Особи, на думку яких їхні права та законні інтереси порушені розпорядниками інформації, мають право на відшкодування матеріальної та моральної шкоди в порядку, визначеному законом.

Керуюча справами виконавчого

комітету міської ради                                                       О.О. Гаврильченко